ويأتي تنظيم هذه الزيارات ضمن خطة شاملة تتبناها بعثة الحج المصرية، التي بدأت عملها منذ استقبال الحجاج في مطار المدينة المنورة، حيث حظيوا باستقبال حافل يتناسب مع خصوصية هذه الرحلة المباركة. وزُيّنت الفنادق بلافتات الترحيب، ونُظمت فعاليات استقبال رمزية وزّعت فيها الهدايا التذكارية على الحجاج.
وسهّلت البعثة تنقّل الحجاج بين الفنادق والحرم النبوي والمزارات عبر حافلات مكيفة تُراعي ظروف الطقس، في حين جرى تسكين الحجاج إلكترونيًا في فنادق مجاورة للحرم، مع تقديم وجبات جافة يوميًا وتوفير نقاط طبية للكشف وصرف الأدوية مجانًا.
وتخصص البعثة فرقًا ميدانية لمرافقة كبار السن وأصحاب الحالات الإنسانية، مع وجود شرطة نسائية لمساعدة السيدات، فضلًا عن مرشدين دينيين يشرحون مناسك الحج بطريقة مبسطة وواضحة.
كما فعّلت البعثة غرفة عمليات متصلة تعمل على مدار الساعة لمتابعة أوضاع الحجاج والتنسيق المستمر مع الجهات السعودية، مع توزيع إرشادات توعوية لحماية الحجاج من الإجهاد الحراري، وتوجيههم بضرورة شرب المياه والسوائل بشكل مستمر، وتجنب التعرض المباشر لأشعة الشمس.
بهذا التنظيم المحكم والروح الإنسانية التي تتخلل كل تفاصيل الرحلة، تعيش بعثة الحج المصرية واحدة من أنجح مواسمها، حيث تصعد دعوات الحجاج من الروضة، وتُسجَّل في السماء.
