تعرف على أسهل الطرق لتحديد الأولويات في العمل

إنها أقدم مشورة في مجال إدارة الوقت: عليك تحديد الأولويات. ينصح خبراء المساعدة الذاتية بتقسيم قائمة الأمور التي يجب فعلها إلى «مهام A» و«مهام B» وهكذا. ولكن القول أسهل من الفعل.

فعادة يبدو كل شيء أولوية أولى. جربي فقط إخبار رئيسك أن مشروعه المفضل ليس أولوية بالنسبة لك، وانظري ماذا يحدث! حسنًا، لا تفعلي هذا، بل تعلمي الفن الحقيقي لتحديد الأولويات بدلًا من ذلك، مجلة Psychologies استعانت بنصائح الخبراء لمساعدتك في تحديد أولوياتك في العمل على النحو الآتي:

التمييز بين "العاجل" و"المهم"
في كتاب «العادات السبع للأشخاص ذوي الكفاءة العالية» (The 7 Habits of Highly Effective People)، يقول ستيفن كوفي إن علينا التمييز بين العمل «العاجل» و«المهم»، فهو يقول نحن مشغولون جدًا بمكافحة الأزمات بحيث نهمل ما يهم حقًا. والأسوأ من هذا أنه من السهل أن تقولي لنفسك إنك تحددين الأولويات، في حين أنك في الواقع تتجنبين مواجهة حقيقة أن هناك الكثير، الذي يجب فعله وأنك لن تنجزي أبدًا المهام ذات الأولوية الأقل. (في هذا السيناريو، كوني صادقة مع مديرك وأعيدي التفاوض بشأن عبء العمل إذا استطعت). تحديد الأولويات ليس حلًا سحريًا لحقيقة أنه ليس هناك وقتٍ كافٍ.

فكري بالمهام من حيث الطاقة
السر هو التوقف عن التفكير بالأمور من حيث الأهمية والبدء بالتفكير بها من حيث الطاقة: حين يكون ذلك ممكنًا، قيمي المهام بمستويات الطاقة المطلوبة. حين تشعرين بطاقة كبيرة- في الصباح بالنسبة لمعظم الناس- اشرعي فورًا في العمل، الذي يتطلب تركيزًا عميقًا. وفي وقت لاحق، حين تبدئين الشعور بالتعب، قومي بإجراء الاتصالات والرد على الإيميلات مثلًا. بهذه الطريقة، على الرغم من أنك لن تتمكني من إنجاز كل الأمور، لكن لن تجدي نفسك تواجهين مهام صعبة حين تكونين متعبة جدًا. وإذا أخطأت بين الحين والآخر، فعلى الأرجح لن يكون خطأً جسيمًا.

جربي الآتي:
• استخدمي «الابتعاد النفسي». ينصح خبير الإنتاجية جوش ديفيس بأن تتخيلي أنك تنظرين إلى نفسك من على بعد 3.000 ميل أو 30.000 قدم من الهواء. أغلقي عينيك واسألي نفسك ماذا يجب على هذا الشخص، الواقف بعيدًا، أن يركز عليه. الغريب أن الدراسات تشير إلى أنك سترين أولوياتك بشكل أكثر وضوحًا.

• كوني صادقة بشأن المقايضات: إذا طلب منك زميلك في العمل التخلي عن كل شيء لفعل مهمة عاجلة، فاحرصي أن يفهم ما الذي لن يتم إنجازه نتيجةً لذلك، على المدى الطويل، الموافقة على العمل، الذي لا يمكنك استكماله لن يعزز سمعتك، بل الصدق سيفعل ذلك.

• سخري قوة الزخم: قومي بإنجاز أهم شيء على قائمتك أولًا، حين تصلين إلى العمل في الصباح، كما يقول خبير الطاقة توني شوارتز، من المرجح أنك ستواصلين فعل ما تقومين به، ابدئي بشيء مهم وهناك فرصة كبيرة أن يكون اليوم بأكمله ناجحًا.